Forretningsordenen beskriver rammerne for det daglige arbejde i bestyrelsen. Det er et redskab som løbende revideres. Arbejdet med forretningsordenen er opstartet april 2013 og offentliggøres for første gang november 2013.
 
Se den seneste udgave af forretningsordenen her.
 
 

Bestyrelsen

Bestyrelsen i Vojens Skøjteklub 2017-18

 

Kontakt til bestyrelsen sker på mail:

Vojensskoejteklub@gmail.com

 

Formand Malene Iskov
Næstformand Michael Petersen

Sekretær Vivian Letholm

Menig medlem Eva Kjer

Menig medlem Karina Filtenborg

1. suppleant  Søren Hofmann

2. suppleant Lis Dalgas

 

Kasserer Karina Filtenborg (denne post varetages udenfor bestyrelsen jvnf vedtægterne) mail: vsk.kasserer@gmail.com

 
Formand – Malene Iskov
Overordnet kontakt til hal personalet, VIK, Sønderjyske og Curlingklubben Odin
Overordnet kontakt til kommunen herunder indsende nye vedtægter og liste over bestyrelsesmedlemmer.
Ansvarlig for kontakt til Cheftræner og Assistenttræner (medarbejder forhold)
Løbende tjekke g-mail og besvare mails indenfor egne ansvarsområder
Udsendelse af informationer til løbere og forældre
Tilretning af træningsplaner ved ændring af istider i samråd med Dima
Planlægge generalforsamling 
Kontakt til HIR
Følger økonomien
Kontakt til VGIE - ledelse, løbere og kontaktlærer
Kontakt til DGI
Kontakt til hold i hånd hjælpere og hjælpetrænere sammen med Michael
Presse
Årshjul
 
Sekretær - Vivian Letholm
Dagsordener til møder + indhente punkter.
Referater fra møde, få dem godkendt og lagt på hjemmesiden
Løbende tjekke g-mail og besvare mails indenfor egne ansvarsområder
Tjekke medlemsoplysninger i intra inkl. afkrydsninger ift. brug af billeder, adresseinfo
Deltager i brugerbestyrelsesmøder i is-hallen
Kontakt til DSU.
Koordinering af træners kørsel til DSU konkurrencer.
Booking af overnatning til træner ved konkurrencer.
Udsendelse af invitationer og tilmeldinger til konkurrencer/arrangementer i intra.
Ansvarlig for tilmelding til konkurrencer - ikke-DSU konkurrencer
Ansvar for at tjekke istider og skrive ændringer ind på hjemmesiden.
Ansvar for afholdelse af DSU arrangementer (inkl. forplejning).
Ansvarlig for flagalle til hockeykampe – sætte hold mv.
Opdatere intra med DSU mærke og Klubmærker.
Ansvarlig for klubnåle, bestilling og salg af disse. (sammen med Julia)
Opdatere hjemmeside løbende
Børneattester.
Følge med i muligheder for udenlandske konkurrencer.
Skrive konkurrenceresultater og skaffe billeder til presseansvarlig Vivian fra K/Eva fra FS
Tælle timer til afregning fra VGIE
Opdatering af hjemmeside

Menig medlem Eva Kjer
Løbende tjekke g-mail og besvare mails indenfor egne ansvarsområder
Følger op på sponsorkontrakter
Kontaktperson for Funfree holdet inkl afholdelse af forældremøder
Høtteoptog – invitation, beslutning om udklædning og planlægning af dette, arrangere fælles mad
OK kort 
Ansvarlig for facebook.
Indsamle vandrepokaler 1 måned før sæsonopvisning, få nye navne hos Dima og sørge for indgravering.
Introducere nye medlemmer i fejnjng
Varetage opgaver omkring nye medlemmer. 
Klubjakker
Indkøb af nye skøjter
Ansvarlig for nye medlemmer (lave aftaler med træner, give de nye info og hjælpe med skøjter, sørge for at få indmeldelse og opdatere intra)
 
Næstformand - Michael Petersen
Løbende tjekke g-mail og besvare mails indenfor egne ansvarsområder
Kontakt til hjælpetrænere og Hold-i-hånd hjælpere (sammen med Malene)
Alt vedr. fejning og forhandle priser for fejnjng og billetter hos SønderjyskE. Oprette kampe i intra, rykke medlemmer der mangler at feje, sætte fejeansvarlig.
Opdatering af hjemmesiden herunder lægge filer på hjemmesiden
Udvikling af intra
Løbende opfølgning af betalingssystemer og aftaler - MobilPay
 
Kasserer og best.medlem – Karina Filtenborg
Fuldmagt til klubbens konto
Betaling af regninger
Udsendelse af regninger fra Economic: Fejninger, VGIE + diverse
kommunikation med ekstern regnskabsfører
Ansvarlig for regnskabsafslutning i samarbejde med regnskabsfører
Bogføring følges hos regnskabsfører
Budgetopfølgning
Adgang til at tjekke post i E-boks
Indsamle og organisere bilag til regnskabet (inkl tømme fysisk postkasse ved skøjterummet)
Indberetning af medlemstal - kommunen og DIF
Søge refusion af kursusudgifter
Opdatering af forretningsorden
Hjælpere/Hold-i-hånd kontakt
 
1. suppleant Søren Hofmann
Lægge logoer og billeder på hjemmesiden
Tage billeder ved diverse konkurrencer og lægge dem på facebookFunSkate ansvarlig
Deltage i årligt møde for FunSkate ansvarlige ved DSU
Tage imod invitationer fra FunSkate, tilrette tilmeldinger og lægge det i intra og på hjemmesiden 
Indsende tilmeldinger til FunSkate udvalget
Skrive konkurrenceresultater og skaffe billeder til presseansvarlig
Billeder til pressen
Opdatering af hjemmeside
 
2. suppleant Lis Dalgas
Indkøb af gaver til hjælpetrænere og trænere til jul og sæsonopvisning.
 

UDEN for bestyrelsen

Tove Danielsen:
Udbetale løn
 
Julia
Udlevere pins og skrive lister over udleverede pins
Tage imod afbud fra hold i hånd hjælpere og kontakte andre ved behov

Henrik Iskov
Slibning af skøjter og vedligehold af slibemaskine
Alle skøjter slibes før sæsonstart
 
Ad hoc UDVALG
 
Funskate i Vojens. Søren Hoffmann og Perhrnille Knopp, Michael Petersen
sponsorer/annoncørertombola eller anden indtægtsgivende aktivitetudsmykning af foyerevt udarbejdelse af program med annoncer og tidsplanerfinde hjælpere og lave hjælperplaner 
 
Fastelavnsarrangement. Sarah Hachmann og Linda Weiss
søge/købe tønder og sørge for pynten af disse inkl. indholdet lave invitation. Arrangementet skal betales af deltagergebyr
 
Påskecamp i Vojens. Eva Kjer, Linda Weiss, Lis Dalgas, Svea Lund
lave aktivitetsværkstederorganisere madlave hjælpeplaner og koordinere hjælpere, tilrette invitationer
 
Konkurrence i udlandet i marts/april for K og M - evt. FF. Svea Lund, Heidi Christensen,  Malene iskov
undersøge muligheder, finde forslag til fælles transport og overnatning 

Presseansvarlig. Jens (Feddersen)
at være 14 dage forud for VSK kalender. Indsende pressemeddelelser før og efter arrangementer.
 
Fejning. Pehrnille Knopp, Michael Petersen 
at tilrette arbejdsprocedure til hjemmesiden, at have dialog med medlemmerne omkring fejeopgaven
 
 
Vojens Skøjteklub | Træningssted. SE Arena Vojens, 6500 Vojens  | Tlf.: 22230590